עוברים למשרד חדש? בין אם העסק שלכם עובר למבנה קרוב הנמצא בסמוך למשרד הנוכחי, או לקצה המרוחק של העיר – ניהול גרוע של תהליך מעבר המשרד עלול להפוך במהירות לכאב ראש ענק לא רק למנהלים ולעובדים, אלא גם ללקוחות החברה. עם תכנון יעיל מראש, תוכלו למזער בעיות לוגיסטיות והפרעה ללקוחות.
כדי לסייע לכם לבצע מעבר קל, חלק ויעיל יותר, ליקטנו עבורכם 6 טיפים חשובים שיאפשרו לכם לבצע את המעבר למשרד החדש בקלות ובמהירות.
התחילו מוקדם את תהליך התכנון
תכננו את המעבר כ-3 חודשים לפני תאריך היעד. תוכנית זו אמורה לכלול שני אלמנטים עיקריים: מצד אחד, עליה לערב את העובדים במשימות השונות ולחלק תחומי אחריות; ומצד שני, עליה לקחת בחשבון את מיון הציוד והריהוט שיעברו למשרד החדש.
חשוב מאוד לערב את העובדים בתהליך המעבר. הקפידו ליידע אותם לגבי שלבי העבודה כך שיוכלו להתנהל כראוי ולתמוך בתהליך מעבר חלק. יש לכם ציוד משרדי ישן? העריכו מה יעבור למשרד החדש, מה תתרמו ומה תשמידו באופן מאובטח. ארגוני צדקה רבים ישמחו לקבל ריהוט משרדי ישן, אבל אל תשאירו את הדברים לרגע האחרון – תאמו את הדברים מראש. תכנון מוקדם יסייע לייעל את הלוגיסטיקה וימנע בעיות מיותרות.
העבירו קודם את מה שפחות נחוץ
ערכו רשימה וחלקו את כל פרטי המשרד ל"בסיסיים" ו"לא חיוניים". תוכלו לצמצם את זמן השבתת העבודה אם תעבירו למשרד החדש קודם כל את הפריטים שסיווגתם כלא חיוניים. ציוד שהכרחי לעבודה היומיומית צריך להישאר במקומו עד ליום המעבר.
מחזרו מכשירי אלקטרוניקה בתבונה
יש לכם במשרד מחשבים ישנים או טלפונים שלא בשימוש? זה הזמן להיפטר מהם בבטחה – גם כדי להגן על אבטחת החברה שלכם וגם כדי למנוע נזק סביבתי מפסולת אלקטרונית. הסרת הנתונים ממכשירים ישנים אינה פשוטה כמו סתם מחיקת קבצים ישנים מהמחשב.
חשוב שתקפידו לא לסחור, למכור, לתרום או למחזר את מכשירי האלקטרוניקה הישנים, עד שכל המידע יימחק מהם כליל. חברות אלקטרוניקה שונות מציעות מדריך מפורט למחיקת הנתונים במחשבים, בטבלטים או בטלפונים הישנים.
תוכנית לכיסוי עבודת המשרד במהלך המעבר
בדרך כלל, סגירת המשרד למשך זמן ארוך אינה מעשית. לכן קחו בחשבון הפסקת פעילות המשרד למשך יום עסקים אחד וסוף שבוע אחד. אם אתם מספקים שירות מרחוק, ידעו את הלקוחות שבתקופת המעבר ייתכן שיחולו עיכובים בשירות ההודעות בדוא"ל או במענה הטלפוני. מומלץ לייעד את אחד העובדים כאיש קשר שייתן מענה ללקוחות במקרי חירום. פעולה זו תבטיח את תמיכת הלקוח ללא הפרעות ומבלי להסיח את הדעת.
סגרו את מועד העברת המשרד עם חברת ההובלות
חשוב לקבוע את מועד ההעברה עם חברת ההובלה לפחות שבועיים מראש ואף מוקדם יותר. קחו בחשבון שחברות ההובלות עמוסות יותר בקיץ, מהסיבה שמשפחות נוטות לעבור דירה לפני תחילת שנת הלימודים. תוכלו להתייעץ עם חברת ההובלות על השעה הטובה ביותר בה כדאי לבצע את ההעברה, כדי להימנע מעיכובים בשל פקקי תנועה.
עדכנו את הכתובת החדשה באתר החברה
כאשר אתם שקועים בקופסאות ובאריזות, אתם עלולים להתעלם מאחד הדברים החשובים ביותר, והוא עדכון כתובת העסק באתר האינטרנט. עדכון הכתובת החדשה יבטיח שהלקוחות הקיימים והפוטנציאליים שלכם ימצאו אתכם במשרד החדש אליו עברתם.
